Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с дебиторской задолженностью техники и приемы эффективного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.
Этапы работы с дебиторской задолженностью
Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:
- Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
- Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
- Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
- Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
- Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
- Списание безнадежной дебиторской задолженности.
Начинайте беспокоиться о «дебиторке» при составлении договора
С дебиторской задолженностью необходимо начинать работать задолго до ее появления. Делать это необходимо на стадии заключения договора с контрагентом.
Хорошо составленный договор снимет множество проблем.
Как минимум, в договоре с контрагентом вам необходимо:
-
конкретизировать цены и тарифы;
-
зафиксировать момент возникновения обязанности оплаты;
-
предусмотреть санкции за несвоевременные платежи;
-
оставить возможность одностороннего отказа от исполнения договора;
-
регламентировать порядок разрешения споров.
Пункты в договоре для профилактики задолженности
Если ваша компания может себе позволить работать со своими клиентами на условиях постоплаты и практикует отсрочку клиентского платежа, то первое необходимо сделать — заранее предусмотреть в договоре пункты, которые позволят вам минимизировать риски при работе с дебиторской задолженностью:
- Пункт о количестве дней отсрочки платежа. Этот пункт договора должен максимально конкретизировать крайний срок поступления оплаты от контрагента. Идеально, если это будет конкретная календарная дата, либо указание дней отсрочки платежа в календарных днях (можно указать, конечно, и в рабочих днях, но для вас такая формулировка усложнит расчет даты оплаты, т. к. придется учитывать все нерабочие, выходные, праздничные дни, тоже самое касается и т. н. «банковских дней» — достаточно вспомнить опыт пандемии, когда из-за «нерабочих дней» многие компании пытались воспользоваться пунктом об отсрочке оплаты только в рабочие дни).
- Пункт об исполнении сторонами обязательств по договору и принятии товаров, работ, услуг по договору к учету. Этот пункт рекомендуется изложить в редакции, которая позволит вам считать ваши обязательства исполненными при минимальном количестве трудозатрат с вашей стороны. Примером может служить направление клиенту по электронной почте, указанной им в договоре, актов в электронном виде, и в случае, если от клиента нет возражений в NN-дневный срок, то работы и услуги считаются выполненными, а акты подписанными. Главное, в договоре четко должны быть прописаны электронные адреса сторон, с которых будет вестись переписка, а также необходимо изложить такая переписка имеет юридическую силу и приравнивается к документообороту.
- Избегать двусмысленности понятий и терминов. Если ваш договор объемный и содержит термины, то их необходимо конкретизировать и дать определения, которые исчерпывающе их истолковывают.
- Желательно указать именно считается фактом оплаты (исполнением финансовых обязательств клиентом). Идеальный вариант, если этот пункт будет изложен в редакции, отражающей зачисление средств на ваш расчетный счет (не на корреспондентский счет вашего банка и не списание денежных средств с расчетного счета клиента — такие формулировки могут стать «ловушкой», когда ваш клиент предоставит вам платежное поручение с отметкой своего банка, а денежные средства по каким-то причинам (например, отзыв лицензии его банка) на ваш расчетный счет так и не поступят). Также, если вы работаете с кассой, то можно изложить вариант оплаты, когда внесение денежных средств в вашу кассу контрагентом также считается исполнением им финансовых обязательств перед вашей компанией.
- Пункт о начислении неустойки по договору. Стандартная практика, мотивирующая контрагента своевременно исполнять договорные обязательства, т. к. договором может быть установлено начисление неустойки (пени), например, в виде % задолженности за каждый календарный день просрочки платежа.
- Пункт о подсудности и месте рассмотрения споров по договору. Рекомендуется указать арбитражный суд вашего региона во избежание дополнительных расходов (в первую очередь транспортных) в случае рассмотрения споров в суде.
- Стандартный, но не менее важный пункт о сроке действия договора, который бы конкретизировал даже при наступлении срока окончания договора, финансовые обязательства контрагента не прекращаются до тех пор, пока они не будут исполнены им в полном объеме.
Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.
Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация? Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.
Шаг 5. Стимулируем сокращение сроков погашения дебиторской задолженности
В кредитной политике следует отразить:
- механизмы стимулирования контрагентов на сокращение сроков ДЗ;
- штрафные санкции за ПДЗ (просроченная дебиторская задолженность).
Один из механизмов стимулирования на сокращение сроков ДЗ – бонус за досрочную оплату. Например, можно привязать расчет такого бонуса к ключевой ставке, а именно:
- отсрочка, установленная для клиента, – 60 календарных дней;
- ключевая ставка, например, на текущий момент – 20%;
- клиент оплачивает свою ДЗ через 30 дней;
- размер бонуса: (20% : 365) = 0,0547% * 30 календарных дней = 1,64% годовых от суммы платежа.
Разработка кредитной политики
Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики – свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По словам Антона Ходарева, в компании “Русский уголь” кредитная политика пересматривается раз в квартал. Приведем типичную структуру этого документа:
- Цели кредитной политики.
- Тип кредитной политики.
- Стандарты оценки покупателей.
- Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.
- Действия персонала.
- Форматы документов, используемых в процессе управления дебиторской задолженностью.
Автоматизация управления дебиторской задолженностью
По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.
Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.
Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
– количество учетных операций в день;
– количество работников, задействованных в системе;
– требования к объемам архива данных;
– необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.
Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
– автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
– автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
– на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
– оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.
Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.
Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации требует проработанного плана. Финансисты часто создают отдельный стратегический план для оценки финансовой стабильности предприятия. Такой подход универсальный, а итоговый результат покажет текущее состояние долгов компании и контрагентов, а также их влияние на финансовое положение в целом.
Для достижения наиболее качественных результатов в вопросе анализа состояния дебиторской задолженности следует придерживаться определённого порядка действий. Первоначально следует обозначить элементы анализа:
1. Изучить размер долгов дебиторов, основные пункты и динамику. Полученные расчёты удобнее оформить в виде таблицы, чтобы наглядно определить изменения.
Дебиторку классифицируют по множеству различных критериев:
- По срокам – краткосрочная и долгосрочная.
- По надежности должника – сомнительная и безопасная.
- По просроченности – плановая и просроченная.
- По продолжительности просрочки – до 90 дней, от 3-х месяцев до года, со сроком непогашения от 1 до 3-х лет и безнадежные (не выплачиваются дольше 3-х лет).
В самой общей классификации дебиторка делится на нормальную и просроченную. К нормальной относятся долги за:
- отгруженный товар;
- выполненные работы;
- оказанные услуги.
Как погасить дебиторскую задолженность через диалог с должником
Кредитору необходимо всегда поддерживать контакт с должником: напоминать по почте (в том числе, электронной) о сроках погашения долга, вести телефонные переговоры или лично встречаться с руководством должника. При этом требуется предусмотреть несколько сценариев переговоров.
Так, некоторым должникам необходимо систематически напоминать об оплате и вести должника до тех пор, пока задолженность не будет погашена в полном объеме. Для этого обратите внимание контрагента, что наличие долга создаст для него дополнительные проблемы:
- Угрозу репутации из-за распространения информации о несвоевременном внесении платежей в СМИ, конкурентам, поставщикам, потенциальным покупателям организации и её имущества.
- Продажу долга сторонней компании, которая не будет так дружественно настроена.
- Испорченную кредитную историю, попадание в “черный список” и отказ в выдаче кредитов.
Некоторым лучше предложить компромиссное решение. Тогда в переговорах кредитор относится к задолженности как к случайности, которую легко исправить. При этом не забывает оказывать давление на контрагента, предлагая, например, обмен долга на долю в уставном капитале компании-покупателя и др.
КАК ОЦЕНИТЬ ПЕРСПЕКТИВЫ ВЗЫСКАНИЯ ДОЛГА
Прежде чем обратиться к должнику или в суд, кредитор должен понять, нарушил ли должник срок внесения оплаты, если да, то сколько составила просрочка и реально ли получить денежные средства.
Для этого компания управляет дебиторской задолженностью.
Методы управления «дебиторкой»:
- Инвентаризация долгов
Есть случаи, когда организация обязана проводить инвентаризацию (например, при обнаружении хищения; при ликвидации; перед составлением годового отчета). Но, кроме того, компания может осуществить инвентаризацию в любое время по собственной инициативе.
- Анализ сроков погашения долгов
Бухгалтер (руководитель компании) должен отслеживать сроки внесения денежных сумм по договорам с контрагентами. Если сроки оплаты уже наступили, нужно составить акты сверки и направить напоминания об оплате (претензии) должникам.
- Расчет затрат по взысканию долга
Если становится ясно, что должник не оплатит долг в ближайшее время, кредитор оценивает, что он может предпринять и сколько времени и денег на это потратит. Иными словами, предстоит решить, «стоит ли игра свеч».
Например:
Сумма долга покупателя по договору поставки составила 20 000 руб. + поставщик начислил проценты по ст. 395 ГК РФ.
Поставщик направил претензию с требованием оплаты, но покупатель на нее не ответил.
Поставщик решил обратиться в суд и теперь подсчитывает предполагаемые расходы:
- подготовка претензии (необходимое и уже соблюденное условие для подачи иска);
- подготовка искового заявления (или полное ведение судебного процесса юристом);
- сумма госпошлины (при положительном судебном решении и его надлежащем исполнении она вернется на счет истца-кредитора);
- ведение исполнительного производства (подача необходимых заявлений и иных документов).
В такой ситуации поставщик поймет, что судебные расходы превысят сумму взысканного долга. А если контрагент окажется неплатежеспособным, то деньги и время будут потрачены впустую.
Тогда он может выбрать одну из следующих стратегий:
- самостоятельно взыскать долг, потратив время, но не деньги на юристов;
- подождать, когда сумма долга увеличится и превысит издержки на ее взыскание.
Конечно, это не означает, что в каждом случае иск с ценой требований в размере 20 000 руб. будет невыгоден. К такому выводу пришел лишь поставщик из этого примера, а ваша ситуация может быть совсем иной.
- Проверка финансового состояния должника
С момента заключения договора состояние должника могло существенно измениться. С помощью открытых интернет-ресурсов или профессиональной помощи можно узнать данные бухгалтерской отчетности контрагента, сумму его долгов, количество судебных процессов, инициированных против него, факт начала банкротства или добровольной ликвидации и другие сведения. Результаты проверки его положения влияют на решение о начале взыскания долга и выбор способов взыскания.
Если внесудебный или досудебный способы возврата не привел к погашению задолженности, или очевидно, что в их применении нет смысла (должник уклоняется от переговоров), придётся обращаться в суд.
Судебный порядок предусматривает обращение компании в арбитражный суд, рассмотрение дела судьёй, принятие решения и его последующее принудительное исполнение.
Предполагаемому истцу рекомендуется ознакомиться с выпиской из ЕГРЮЛ на компанию-должника. Если общество ликвидировано, предъявить к нему претензий невозможно.
Взыскание по договору — экономический спор, который возник в процессе хозяйственной деятельности предприятий. Поэтому иск необходимо подавать в арбитражный суд того субъекта РФ, где зарегистрировано место нахождения ответчика. Если ответчиков несколько и находятся они в разных регионах, выбор арбитражного суда принадлежит истцу.
Что подразумевает собой дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность подразумевает, что продукты или услуги уже были проданы или оказаны, но оплата за них еще не поступила. Возникает задолженность, когда оплата не была получена в срок или была просрочена.
Одной из задач компании является предотвращение просроченных платежей и эффективное взыскание дебиторской задолженности. Чтобы быть ответственными за свои долги и учесть возможные просрочки, необходимо проводить работу с дебиторской задолженностью внимательно и эффективно.
Дебиторская задолженность может случиться с любой компанией или предпринимателем. Даже государство может иметь просроченные долги или востребовать оплату дебиторской задолженности.
Чтобы учесть суть дебиторской задолженности, возьмите, к примеру, следующую ситуацию: ваши клиенты не оплатили услуги или товары в срок. Вам необходимо проводить работу по взысканию задолженности, чтобы получить свои деньги.
| Дебиторская задолженность | Что нужно сделать |
|---|---|
| Учесть возможные просрочки | Продолжайте вести учет задолженности и просрочек платежей |
| Предотвратить будущие просрочки | Примените меры, чтобы предотвратить просрочки оплаты и улучшить свои дебиторские показатели |
| Проводить эффективную работу с дебиторской задолженностью | Используйте различные методы для взыскания долгов и управления дебиторской задолженностью |
Таким образом, дебиторская задолженность – это неоплаченные долги, которые должники имеют перед компанией. Компания должна вести учет задолженности, учитывать возможные просрочки и проводить эффективную работу с дебиторской задолженностью, чтобы получить свои деньги.