Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.
Что следует инвентаризировать при передаче дел?
Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.
Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.
Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».
Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.
Объекты инвентаризации
- наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
- их сохранности;
- соответствия условий хранения;
- обязательств перед кредиторами и банками;
- прав требования денежных средств;
- складского учета и хозяйства;
- реальности данных.
- смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
- грабеж, кража;
- стихийное бедствие;
- реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.
В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:
- на ответственное хранение;
- в аренду;
- на переработку.
Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.
Какие документы нужны?
Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.
В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:
-
Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,
-
Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),
-
При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).
Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.
Дата инвентаризации при смене руководителя
Срок проведения обязательной инвентаризации при смене руководителя на законодательном уровне не регламентирован. Его устанавливает директор своим приказом – до даты передачи дел новому руководителю.
Если прежний директор не издал такой приказ по каким-либо причинам, закон не запрещает прописать сроки и порядок проведения ревизии в решении (распоряжении) собственников компании.
При смене директора, происходящей в плановом порядке (например, при окончании срока контракта с действующим руководителем в конце календарного года), отдельную инвентаризацию обычно не проводят – учитывают итоги обязательной инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Если смена директора происходит внезапно, назначают внеплановую инвентаризацию.
Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора. В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.
Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с… по…»). Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры: «подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора». Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.
Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:
- преемника – нового гендиректора;
- а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.
В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой службы, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела. Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в состав нее не включается.
Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел «преемнику в присутствии должностных лиц организации ». В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт приема-передачи будет подтвержден актом коллегиально.
При необходимости (как правило, по решению учредителей) в организации может проводиться инвентаризация основных средств, кассы, проверка состояния учетных документов, а также финансовых показателей деятельности на установленную дату приема-передачи дел. Кадровая служба может оформить как справку итоговые сведения по книге учета трудовых книжек и вкладышей в них и по журналу учета личных дел (при наличии). Как правило, служба делопроизводства дает сводку о состоянии исполнения обращений граждан и справку об общем объеме документооборота на установленную дату приема-передачи. Данные сведения, подготовленные структурными подразделениями, по желанию учредителей могут быть в качестве итоговой информации включены в акт, а составленные ими документы могут…
Акт приема-передачи дел
Процедура передачи дел новому руководителю осуществляется, в том числе, по результатам инвентаризации. Передаточный акт оставлен в произвольной форме, поскольку единая форма не была принята на законодательном уровне. В этом документе перечислены все бухгалтерские, учредительные и другие юридические документы, которые бывший начальник соглашается передать своему преемнику. Он также фиксирует передачу ценностей, оргтехники, ключей от помещений, сейфов, печатей компании, ключей ЭЦП и т.д.
Подготовьте две копии акта (по одной с каждой стороны). Передача осуществляется в присутствии всех членов установленной комиссии. Если при проверке или при передаче дел были обнаружены нарушения, это необходимо зафиксировать в акте. Этот документ послужит важным доказательством того, есть ли у нового директора какие-либо претензии к лицу, ранее занимавшему эту должность.
Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи
Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте. Форма не меняется уже несколько лет, так что образец актуален.
Среди основных целей, которые ставятся:
- подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
- проверка правильности выведения результатов;
- выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
- вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
- контроль правильности информации;
- если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.
Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:
- инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
- принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
- инструктаж работников.
Среди требований следует выделять:
- получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
- обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
- проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.
Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.
При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.
Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава
Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).
Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.
| Наименование операции | Используемые проводки |
| Отображение излишков имущества | ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91 |
| Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли: | ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,
ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм |
| Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. | ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,
ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы |
Причины проведения инвентаризации
При смене руководителя предприятия или организации проведение инвентаризации становится необходимым действием. Ниже приведены основные причины, по которым инвентаризация может потребоваться:
- Смена директора: Инвентаризация может быть проведена при смене генерального директора с целью установления недостачи или выявления других аномалий в учете активов и обязательств предприятия.
- Приемо-передача дел: Инвентаризация необходима при передаче дел от бывшего руководителя новому руководителю, чтобы установить фактическую наличность активов и обязательств компании.
- Прекращение деятельности: При расторжении договора или прекращении деятельности предприятия инвентаризация помогает правильно учесть и оформить все активы и обязательства, чтобы избежать споров и претензий.
- Создание инвентаризационной политики: Инвентаризация активов и обязательств является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия и требует разработки соответствующей политики, которая включает в себя порядок и правила проведения инвентаризации.
- Проверка соответствия нормативам: Инвентаризация позволяет установить, насколько фактический учет активов и обязательств предприятия соответствует установленным нормативам и стандартам.
Необходимо также отметить, что инвентаризация должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и нормативными актами, а также с учетом инструкции по инвентаризации, утвержденной Минфином РФ. Дополнительное внимание следует уделить составлению инвентаризационного акта, где должны быть правильно указаны все активы и обязательства предприятия.
Этапы инвентаризационных мероприятий
- Определение сроков проведения инвентаризации: на этом этапе устанавливаются даты начала и окончания инвентаризационных работ.
- Составление ведомости-описи: на данном этапе по заданным правилам формируется список имущества и ресурсов организации, которые подлежат учету.
- Организация контроля и проверка правильности заполнения ведомости-описи: важным шагом является проверка правильности заполнения и наличия всех необходимых данных в ведомости-описи.
- Проведение инвентаризационного процесса: собственно инвентаризация, в ходе которой осуществляется фактический учет имущества, проверка его наличия и фактического состояния в соответствии с ведомостью-описью.
- Ротация состава инвентаризационной группы: чтобы избежать возможных фальсификаций и махинаций, рекомендуется менять состав инвентаризационной группы на регулярной основе.
Как правильно организовать инвентаризацию?
Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:
-
Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
-
Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.
-
Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
-
Оформление результатов инвентаризации (документальное).
Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ
Следующий шаг после принятия решения об увольнении руководителя и решения кадровых вопросов – уведомление налоговой службы. Аналогичные данные об изменениях должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ и отражены в уставе ООО. Для этого уполномоченное лицо заполняет заявление по форме Р13014, которое подлежит обязательному нотариальному удостоверению.
Графы для заполнения:
- титульная страница 001 – данные об обществе с ограниченной ответственностью;
- лист И – первый экземпляр – информация об увольняемом сувбъекте, 2 экземпляр – об вновь назначенном;
- лист П – идентифицирующие данные заявителя и его подпись, проставленная в присутствии нотариуса или представителя ФНС.
Порядок проведения инвентаризации
При смене руководителя предприятия или организации проводится обязательная инвентаризация, которая позволяет точно определить наличие и состояние имущества, а также установить возможные расхождения между фактическим и учетным наличием активов. Данный процесс требует строгого соблюдения определенного порядка и правил:
- Объявление о начале инвентаризации. Руководитель организации должен официально объявить о проведении инвентаризации, указав дату начала и окончания процедуры.
- Подготовка к инвентаризации. Перед началом инвентаризации необходимо подготовить необходимые документы и материалы, включая учетные карты, акты приема-передачи, договоры и прочие документы, связанные с имуществом организации.
- Образование комиссии. Для проведения инвентаризации формируется специальная комиссия, которая будет ответственна за контроль и организацию процесса.
- Составление плана инвентаризации. Комиссия составляет план проведения инвентаризации, который должен включать подробную информацию о местах и сроках проверки имущества.
- Проведение инвентаризации. Комиссия производит фактическую проверку имущества согласно установленному плану. Данные о наличии и состоянии каждого актива записываются в учетные карты или соответствующие документы.
- Оформление актов инвентаризации. По результатам инвентаризации комиссия составляет акты, в которых фиксируются все обнаруженные расхождения между фактическим и учетным наличием имущества.
- Анализ результатов и принятие решений. Руководитель организации или уполномоченное лицо анализирует акты инвентаризации и принимает решения о дальнейшем учете обнаруженных расхождений. При необходимости могут быть проведены дополнительные расследования и проверки.
Порядок проведения инвентаризации при смене руководителя является важной процедурой, обеспечивающей прозрачность и точность учета имущества организации. Внимательность и ответственность на всех этапах инвентаризации являются залогом успешного проведения процедуры.
Обязанности при проведении инвентаризации
При проведении инвентаризации при смене руководителя необходимо выполнить ряд обязанностей, чтобы убедиться в достоверности данных о наличии и движении материальных и нематериальных активов компании. Вот перечень основных обязанностей:
- Подготовка плана инвентаризации. Это включает определение периода проведения инвентаризации, состав активов, которые будут проверяться, выбор метода инвентаризации (например, инвентаризация на основе физического подсчета или на основе документации).
- Организация комиссии по инвентаризации. Руководитель должен назначить ответственных сотрудников, которые будут участвовать в инвентаризации и проверять соответствие фактических данных данным в учетной системе.
- Подготовка документации. Необходимо составить перечень документов, которые будут использоваться для проверки наличия и движения активов. Это могут быть акты приема-передачи, накладные, договоры и другие документы, подтверждающие операции с активами.
- Физический подсчет. Руководитель должен организовать физический подсчет активов, что включает проверку наличия и состояния каждого актива. Могут использоваться средства инвентаризации, такие как штрих-коды или RFID-метки.
- Сопоставление данных. После физического подсчета необходимо сопоставить фактические данные с данными в учетной системе компании. Если есть расхождения, необходимо провести дополнительные проверки и выяснить причину различий.
- Подготовка отчета. Руководитель должен составить отчет о проведенной инвентаризации, в котором следует описать процесс, результаты, выявленные расхождения и предложения по их устранению.
- Принятие мер по устранению расхождений. Если в результате инвентаризации выявлены расхождения, руководитель должен принять меры для их устранения. Это может включать корректировку учета, проведение дополнительных инвентаризаций или принятие мер в отношении ответственных сотрудников.
При выполнении данных обязанностей руководитель смены может гарантировать точность и достоверность учета активов компании и обеспечить свою ответственность перед новым руководством. Инвентаризация при смене руководителя помогает понять реальное финансовое положение компании и принять необходимые меры для устранения выявленных проблем.
Инвентаризация: необходимость при смене руководителя
Одной из главных причин проведения инвентаризации при смене руководителя является необходимость определить фактическое наличие имущества и установить его соответствие с данными, указанными в бухгалтерии. Такая проверка помогает избежать возможных утерь или хищений при переходе власти от одного руководителя к другому.
Инвентаризация также позволяет новому руководителю получить полную и объективную информацию о состоянии предприятия. Он может оценить наличие необходимых ресурсов, определить уровень запасов и материальных ценностей, а также выявить возможные проблемы, связанные с учетом и хранением имущества компании.
Кроме того, проведение инвентаризации при смене руководителя обеспечивает прозрачность и ответственность в управлении компанией. Полученные результаты могут служить основой для дальнейшего планирования и принятия решений новым руководителем.
Важно отметить, что проведение инвентаризации должно осуществляться в соответствии с установленной процедурой и правилами, утвержденными организацией. Зачастую, организациями разрабатывается специальный документ – Порядок инвентаризации, который определяет этапы и методы проведения проверки.
Почему важно проводить инвентаризацию
Первым и главным аргументом в пользу проведения инвентаризации при смене руководителя является необходимость установления точной финансовой и материальной базы организации. При смене руководителя может возникнуть риск недостоверного представления о текущем состоянии имущества организации. Проведение инвентаризации позволяет исключить возможность неправильного учета или недостоверного представления об имуществе.
Кроме того, проведение инвентаризации при смене руководителя дает возможность выявить потенциальные нарушения и несоответствия в учете и оценке имущества. Результаты инвентаризации могут служить основой для установления дисциплинарной или юридической ответственности в случае выявления недобросовестных действий предыдущего руководителя.
Кроме того, проведение инвентаризации при смене руководителя позволяет новому руководителю получить полное представление о ресурсах и активах организации. Это позволяет новому руководителю принимать обоснованные управленческие решения, опираясь на объективную информацию о наличии и состоянии имущества организации.
В целом, проведение инвентаризации при смене руководителя помогает обеспечить прозрачность, точность и надежность учета имущества организации. Это не только важно для эффективного управления, но и для соблюдения финансовой дисциплины и укрепления доверия к организации со стороны партнеров и инвесторов.