Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания раходов на ГСМ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
ГСМ расшифровывается как «горюче-смазочные материалы». Стандартно сюда относятся все виды топлива (бензин, дизель, сжиженный или сжатый газ), а также смазочные материалы (моторные масла, охлаждающие и тормозные жидкости, пластические смазки и т.д.).
На многих предприятиях учёт материалов, топлива и жидкостей для поддержания работы транспортных средств — это стандартная и значительная часть бухгалтерского учёта. Расходы на ГСМ могут быть существенными, что влияет уже не только на бухгалтерию, но также на налоговую отчётность предприятия. Поэтому важно правильно отразить движение ГСМ, чтобы в дальнейшем иметь возможность обосновать все сопутствующие расходы.
Самым распространённым ГСМ на практике является бензин. Для определения объёма использованного топлива этого типа и проведения корректного учёта применяется специальный документ — путевой лист транспортного средства.
Важность ведения учета и списания топлива
Основная статья расходов автопарка — топливо. И грамотный, продуманный учет ГСМ в транспортной организации — приоритетная задача. Продуманная учетная политика, параллельно с непрекращающимся анализом расхода ГСМ по факту, помогут снизить потери топлива и уменьшить издержки на его покупку в среднем на 10–50%.
Разумеется, налоговый, бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов имеет массу тонкостей и охватить все детали этого процесса в одном материале невозможно. Поэтому сосредоточимся на самом важном и разберемся, как организовать учет топлива и
Учет топлива и ГСМ: расход по факту и по норме
Учет ГСМ в организации ведется с обязательным применением заранее установленных норм расхода. Эти нормы используются в качестве экономических обоснований для налоговой и бухгалтерской отчетности. И несмотря на то, что Налоговый Кодекс Российской Федерации не содержит прямых норм по списанию ГСМ, представители Налоговой Службы все же могут потребовать обоснование затрат топлива. Предприятиям же выгодно опираться на установленные нормы, ведь так можно снизить размеры уплачиваемых налогов (зависит от налоговой нагрузки и формы собственности).
Со стороны бухгалтерского учета лучше указывать фактические расходы ГСМ, ведь такой подход положительно скажется на финансовых показателях. Оптимальный выход из ситуации — вести комбинированный учет топлива автотранспорта. Но независимо от выбранного варианта учета, важно понимать, соответствуют ли установленные нормы реальности, ведь только так можно увидеть максимально полную и точную картину по учету топлива.
Программное обеспечение для учета ГСМ в автопарке
Современное программное обеспечение для ведения учета ГСМ по картам серьезно изменило функционирование всех без исключения транспортных компаний. Так, если сравнить с прошлым десятилетием, теперь владельцам автопарков не придется заниматься рутинной работой и бумажной волокитой.
К примеру, программное обеспечение от компании 1С:
- «Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом»;
- «Управление автотранспортом»;
- «TMS Логистика. Управление перевозками».
Все эти решения предлагают множество функций и возможностей для всестороннего контроля расхода топлива и управления автотранспортом: списание ГСМ, начисление заработной платы, распределение маршрутов, расчет амортизации и т. д.
Эти программы позволяют автоматически вести:
- учет поступления топлива на склад, расход ГСМ как по конкретным транспортным средствам, так и по водителям;
- учет расходов по факту и нормам;
- реестр различной документации.
Материалы типа ГСМ в 1С выделяются в особую группу в связи с большими объемами расходов и важностью функций, которые выполняют транспортные средства в организациях. Учет ГСМ в 1С позволяет максимально автоматизировать контроль за расходами на топливо в разрезе отдельных ТС и материально-ответственных лиц.
Документы, которые можно сформировать в 1С для учета ГСМ, соответствуют всем требованиям законодательства, имеют понятные формы для ввода и имеют возможность вывода на печать в различных вариантах или выгрузки в текстовых электронных форматах. Сложный учет топлива по путевым листам выполнен в программных решениях 1С в удобной наглядной форме и позволяет одним документом провести несколько учетных операций, в том числе и авансовый отчет по приобретению топлива.
Кроме списания по путевым листам по обычным видам деятельности, в 1С можно сформировать проводки и документы выбытия ГСМ по другим основаниям.
Чиновники выделили три основных понятия:
|
Базовая НЗТ |
Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций. |
|
Транспортная НЗТ |
Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути, это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто. |
|
Эксплуатационная НЗТ |
Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации). |
Применение КОСГУ и КВР в бухучете
Коды классификации операций сектора государственного управления (далее — КОСГУ) применяются в целях бухгалтерского (бюджетного) учета в порядке, предусмотренном Инструкцией № 157н.
Выбор, какие КВР и коды КОСГУ применяются, зависит от условий покупки топлива.
В соответствии с приказом № 209н увеличение стоимости ГСМ отражается по КОСГУ 343. В соответствии с таблицей соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления, применяемой в 2022 году (начало действия — 11.03.2022), допускается использование этой подстатьи с КВР:
- 220 — закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны;
- 221 — обеспечение топливом и ГСМ в рамках гособоронзаказа;
- 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.
Как распределяются расходы на бензин по КОСГУ и КВР по таблице соответствия:
| Вид расходов | КОСГУ | ||
| Код | Наименование | Код | Наименование |
| 220 Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения специальным топливом и горюче-смазочными материалами, продовольственного и вещевого обеспечения органов в сфере национальной безопасности, правоохранительной деятельности и обороны | |||
| 221 | Обеспечение топливом и горюче-смазочными материалами в рамках государственного оборонного заказа | 222 | Транспортные услуги |
| 224 | Арендная плата за пользование имуществом (за исключением земельных участков и других обособленных природных объектов) | ||
| 226 | Прочие работы, услуги | ||
| 229 | Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами | ||
| 310 | Увеличение стоимости основных средств | ||
| 343 | Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов | ||
| 224 | Продовольственное обеспечение вне рамок государственного оборонного заказа | 226 | Прочие работы, услуги |
Для примера рассмотрим, по какой статье отражать масло моторное по КОСГУ в 2023 году бюджетнику.
Перерасход – в расход
Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.
С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.
В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).
В письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля. Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Таким образом, если организация — покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа.
Правила учета ГСМ: проводки
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Покупка ГСМ по топливным картам и талонам | ||
| Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса | 60, субсчет «авансы выданные» | 51 |
| Принятие к вычету НДС с выданного аванса | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 76 |
| Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). | 10 | 60 |
| Отражение НДС по ГСМ | 19 | 60 |
| Принятие к вычету НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
| Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса | 76 | 68, субсчет «расчеты по НДС» |
| Покупка ГСМ за наличные | ||
| Выдача денег под отчет на покупку ГСМ | 71 | 50 |
| Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя | 10 | 71 |
| Отражение НДС по приобретенным ГСМ | 19 | 71 |
| Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ
Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?
Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.
Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?
Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Бухгалтерский учет нормативов ГСМ
Когда предприятие покупает горюче-смазочные материалы, в налоговый отчетный период включаются все расходы. Они требуются для расчета суммы НДС. Все требования обозначены в Налоговом Кодексе пункте 198.1.
Если определено повышение расхода топлива сверх установленной нормы, необходимо уменьшать отражение, чтобы минимизировать затраты на налоговый кредит. Когда перерасход возникает не по вине сотрудника предприятия, то отсутствуют узаконенные основания, чтобы удерживать НДФЛ. Если перерасход возникает в результате ухудшения погодных условий, из-за технически неисправного состояния транспортного средства, то эти факты нужно подтверждать документально.
В обязательном порядке должен быть вывод специально собранной комиссии. В документации отражается причина, которая повлекла перерасход фактической нормы. Если комиссия докажет, что сотрудник причастен к перерасходу и увеличение нормы произошло по его вине, предприятие имеет полное право взыскать с его заработной платы сумму, которая равна затратам. В обязательном порядке выполняют оформление документации, которая сможет подтвердить вину. Рабочий должен предоставить объяснительную записку, заявление, что он согласен с суммой удержания. На предприятии составляется приказ о внеочередном дисциплинарном взыскании.